Aprovar orçamento e criar o pedido
Organize a execução do serviço e os valores a receber a partir da proposta aceita, sem precisar cadastrar novamente cliente, itens e custos.
Disponibilidade: Trial, Essencial, Pro, Premium. Confira os pré-requisitos para cada ação.
Revisado em · Versão validada: 2.0.0
Antes de começar
- Tenha um orçamento pendente, o aceite do cliente e o agendamento combinado.
- Para aprovar, mantenha o Trial ou a assinatura Essencial, Pro ou Premium ativo.
Do aceite do cliente à organização do serviço
Aprove quando o cliente aceitar a proposta e vocês tiverem combinado quando o serviço será realizado. O orçamento deixa de ser apenas uma negociação: o sistema cria um pedido, registra o início na agenda e organiza as parcelas do cliente e os custos informados.
Isso ajuda a evitar três problemas comuns: esquecer um serviço vendido, perder o controle do que falta receber e deixar de prever o pagamento do instalador ou dos materiais.
Este guia vale para celular e computador. As imagens mostram a versão mobile; a disposição dos elementos pode variar. Aprovar está disponível no Trial e nos planos Essencial, Pro e Premium enquanto o acesso estiver ativo. Com o acesso expirado, a consulta ao histórico não autoriza novas aprovações.
1. Revise o combinado antes de selecionar Aprovar
Abra Orçamentos, localize a proposta e confira o estado Pendente. A janela de aprovação não altera preços, entrada nem parcelas: essas condições vêm do orçamento salvo.
- Editar permite corrigir as condições antes de aprovar.
- Aprovar abre o agendamento; ainda será necessário confirmar.
- Cliente e serviço
- Confira nome, endereço, itens, medidas, quantidades, observações e total após o desconto. O endereço orientará o atendimento; o serviço descrito deve corresponder ao que o cliente aceitou.
- Pagamento
- Revise a forma de pagamento, a entrada e o parcelamento. No Cartão, confira também a taxa da forma cadastrada em Configurações > Pagamentos: a aprovação consulta essa configuração. Se a taxa mudou durante a negociação, revise os valores antes de confirmar. Consulte o guia Configurar formas de pagamento e automações.
- Custos internos
- Inclua materiais, deslocamento, alimentação, instaladores e outros gastos do serviço. A aprovação importa os custos positivos já cadastrados. Um gasto esquecido não deixa de existir: ele reduz seu resultado e precisará ser registrado depois.
- Precisa corrigir?
- Selecione Editar, ajuste o formulário e conclua com Atualizar Orçamento. Volte aos detalhes e só então selecione Aprovar. Para um rascunho, termine a revisão e o salvamento antes de aprovar.
2. Informe o início e o término previsto
Os quatro campos de data e horário são obrigatórios. Reserve um intervalo realista para preparação, execução e finalização; o término precisa ser posterior ao início.
- Data de início: combine o dia do atendimento.
- Hora e minutos do início.
- Data prevista para terminar, inclusive para serviços de vários dias.
- Horário final: precisa ser posterior ao início.
- Atalhos somam 2, 4 ou 8 horas corridas.
- Data de Instalação/Entrega
- É o dia combinado para começar o serviço ou realizar a entrega. Escolha hoje ou uma data futura. Não confunda com a data de criação do orçamento nem com o vencimento das parcelas.
- Horário de Início
- Selecione a hora e os minutos da chegada ou início combinado. Os minutos são oferecidos de cinco em cinco. Exemplo: 09:00.
- Data de Término
- Informe o dia em que espera encerrar o trabalho. Pode ser o mesmo dia do início ou um dia posterior, quando o serviço exigir várias etapas.
- Horário de Término
- Informe a previsão de conclusão. Exemplo: início em 21/09 às 09:00 e término em 21/09 às 13:00. É uma previsão de agenda, não uma confirmação de que o serviço foi executado.
Use os atalhos de duração com atenção
Depois de preencher o início, os botões 2 horas, Meio período e Dia todo calculam o término somando, respectivamente, 2, 4 ou 8 horas. Às 09:00, Meio período sugere 13:00; Dia todo sugere 17:00.
- Sugestão inicial
- Ao informar o início com o término ainda vazio, o sistema sugere uma previsão. Confira-a; ela não conhece a dificuldade ou o tamanho do seu serviço.
- Intervalos e serviços longos
- Os atalhos somam horas corridas. Não descontam almoço, não pulam fins de semana e podem avançar para o dia seguinte. Para um trabalho de vários dias, ajuste a data e o horário de término manualmente.
- Mudou o início?
- Se o término já estiver preenchido, não presuma que ele será recalculado. Selecione novamente o atalho desejado ou corrija o término antes de confirmar.
3. Registre orientações e confirme a aprovação
Observações do Pedido (Opcional) recebe orientações sobre o atendimento, como acesso ao imóvel ou ponto de encontro. O limite é de 2.000 caracteres. Essas informações ficam no agendamento vinculado e aparecem nos detalhes do pedido.
Exemplo: “Chegar pela entrada lateral. Confirmar acesso ao local com o cliente.” Evite senhas, dados sensíveis ou instruções que não sejam necessárias ao serviço.
- Confira novamente as datas, os horários e as observações. Se ainda não houver acordo, selecione Cancelar; abrir a janela não aprova o orçamento.
- Selecione Confirmar Aprovação uma vez e aguarde o processamento. A aprovação só está concluída quando o sistema confirmar e abrir o pedido.
- Se ocorrer erro ou demora, consulte Pedidos e o estado da proposta antes de tentar novamente. Isso evita tratar uma resposta de rede perdida como uma venda não registrada.
- Observação opcional: aparece no pedido e no agendamento vinculado.
4. Confira o pedido e o agendamento criados
O sistema abre Detalhes do Pedido com o estado Aprovado, o cliente, os itens e as condições comerciais. A seção Instalação mostra a data, o horário previsto, o término e as observações. O início do serviço também aparece na Agenda.
Quando há instalador vinculado, confira Equipe de Instalação e o valor acordado. Gerar Ordem de Serviço permite preparar o documento destinado ao profissional; não é preciso enviar a ele a proposta comercial do cliente. Consulte o guia Gerar a ordem de serviço do instalador.
- Aprovado não significa serviço concluído.
- Confira o cliente e o endereço que orientam o atendimento.
- O término previsto complementa a data e o horário de início.
- A orientação registrada acompanha o agendamento do pedido.
- Aprovação não é execução
- O pedido nasce aprovado, não concluído. Confira as opções de início e conclusão automática nas configurações: quando habilitadas, elas podem alterar o estado posteriormente conforme o agendamento. Mantenha a previsão atualizada se o serviço mudar.
5. Entenda as parcelas e seus vencimentos
A aprovação cria parcelas pendentes. Ela não cobra o cliente e não confirma que o dinheiro entrou. A data da instalação não é a referência padrão dos recebimentos: a aprovação é que inicia a programação descrita abaixo.
- Entrada
- Quando informada, gera um lançamento próprio com vencimento no dia da aprovação. Ele nasce pendente mesmo que você tenha preenchido a entrada no orçamento. Registre o recebimento quando o valor realmente entrar.
- À Vista, Pix e transferência
- O valor restante a receber é programado em uma parcela com vencimento no dia da aprovação. Se houver entrada, ela aparece separada. A opção Pix no orçamento não realiza uma transferência bancária.
- Cartão
- O saldo após a entrada é dividido nas parcelas escolhidas. Os vencimentos são calculados em intervalos de 30 dias a partir da aprovação, e não necessariamente no mesmo dia de cada mês. A taxa incide sobre o saldo parcelado, nunca sobre a entrada.
- Direto, com parcelas personalizadas
- O sistema utiliza os valores e as datas definidos no orçamento. Antes de aprovar, confira se a soma dessas parcelas corresponde ao saldo depois da entrada. Corrija as condições no formulário do orçamento, não na janela de aprovação.
Exemplo: venda de R$ 1.500 não significa R$ 1.500 de lucro
Considere um serviço de R$ 1.500, sem desconto, com R$ 300 de entrada, saldo em duas parcelas de R$ 600 e taxa de cartão de 4%. A taxa é R$ 48: 4% de R$ 1.200. Os recebimentos líquidos previstos são R$ 300 + R$ 576 + R$ 576 = R$ 1.452.
Se o serviço tem R$ 750 de custos internos, o resultado estimado é R$ 702. O pedido diferencia os valores brutos e líquidos das parcelas. Logo após aprovar, Recebido continua R$ 0 e o total líquido previsto aparece como pendente.
- Entrada pendente, com vencimento no dia da aprovação.
- A parcela mostra R$ 576 líquidos e R$ 600 brutos.
- Vencimentos a cada 30 dias; não necessariamente no mesmo dia do mês.
- Confirme o pagamento apenas após conferir o recebimento.
- Quando o cliente pagar
- Registre o recebimento da parcela correspondente no pedido. No Trial, Pro e Premium, você também pode acompanhar pelo módulo Financeiro. Se você habilitou baixa automática nas configurações, revise essa opção: ela registra lançamentos conforme a regra configurada, não comprova uma transferência no banco. Consulte o guia Registrar recebimento de uma parcela.
6. Revise o pagamento dos custos e continue o atendimento
Em Custos do Pedido, os custos positivos do orçamento são importados inicialmente à vista, cada um com uma parcela pendente na data da instalação. Isso inclui o valor negociado com o instalador. A condição de pagamento do cliente não define como você pagará seus fornecedores.
Confira cada custo e ajuste seu pagamento no pedido conforme o combinado: por exemplo, materiais pagos antes da execução e instalador pago depois. Não adicione novamente um custo já importado, pois isso duplicaria a despesa. Consulte o guia Registrar custos do pedido e seus pagamentos.
- Confira o pedido, os recebimentos previstos e os custos importados.
- Revise o compromisso na Agenda e as automações configuradas para início, conclusão e baixas.
- Quando necessário, gere a ordem de serviço do instalador ou solicite a assinatura do cliente. Essas são ações próprias no pedido; aprovar não envia esses documentos automaticamente.
- Durante a execução, mantenha o andamento atualizado e registre os valores efetivamente recebidos e pagos. Use os guias relacionados ao final para cada continuação.
- Revise a forma e as parcelas dos custos importados.
- Custo do instalador separado dos recebimentos do cliente.
- Vencimento inicial na data da instalação.
- Esta confirmação registra uma saída, não um recebimento.
Resultado esperado
A proposta aceita fica vinculada a um pedido aprovado, com agendamento, recebimentos previstos e custos importados. Você passa a acompanhar execução e pagamentos no pedido, sem confundir aprovação com dinheiro recebido.
Cuidados e limites
- Aprove somente após o aceite do cliente. Compartilhar um PDF ou informar uma entrada não equivale a confirmar aprovação ou recebimento.
- Alterações posteriores no agendamento, no pagamento ou no estado do pedido exigem revisão própria. Não use cancelamento ou reversão apenas para corrigir um horário; confira as opções do pedido e seus avisos.
- Os custos são internos: não aparecem no PDF comercial enviado ao cliente. A ordem de serviço do instalador é um documento separado.
Se algo não funcionar
O valor líquido está diferente do total.
Confira a taxa aplicada ao saldo após a entrada e diferencie recebimentos líquidos de lucro. Os custos internos ainda precisam ser descontados dos recebimentos para avaliar o resultado do serviço.
Confirmar Aprovação está desabilitado ou o agendamento é rejeitado.
Preencha as quatro informações obrigatórias: data e horário de início, data e horário de término. Confira se o término é posterior ao início e se a data inicial não está no passado.
O sistema informa que a proposta mudou ou já foi aprovada.
Atualize a página e consulte o estado atual. Outra aba ou operação pode ter alterado o orçamento. Se já houver pedido, abra-o; não crie outra proposta só para repetir a aprovação.
A entrada aparece pendente, mas o cliente já pagou.
Informar a entrada define a condição comercial, não a baixa. Confira o comprovante e registre o recebimento no pedido seguindo o guia de recebimentos.
Não encontro Aprovar ou a operação foi bloqueada.
Confirme que o orçamento está pendente e que o Trial ou a assinatura está ativo. Rascunhos precisam ser finalizados; propostas já aprovadas devem ser acompanhadas em Pedidos.