Personalizar e compartilhar o PDF
Apresente ao cliente uma proposta clara, com a identidade da sua empresa e as condições do serviço, preservando seus custos internos.
Disponibilidade: Trial, Essencial, Pro, Premium. Confira os pré-requisitos para cada ação.
Revisado em · Versão validada: 2.0.0
Antes de começar
- Para criar ou editar, mantenha o Trial ou a assinatura ativo. Confira os dados da empresa e da proposta antes de enviar.
- Use um orçamento pendente para seguir a edição demonstrada neste guia.
Uma proposta que o cliente consegue entender
O PDF reúne os dados da sua empresa, o cliente, o serviço, o preço e as condições em um documento que pode ser consultado e encaminhado. Uma apresentação consistente facilita a conferência e reduz dúvidas sobre o que está incluído.
Personalizar não é apenas escolher uma cor: você decide se mostrará preços por item ou um valor fechado, registra a política do serviço e revisa o documento antes de enviar.
Este guia vale para celular e computador. As imagens mostram a versão mobile; os campos têm a mesma finalidade no desktop. Criar e editar exige Trial ou assinatura ativa; a consulta ao histórico após expiração não libera alterações. A personalização básica está disponível nos quatro planos. Fotos do serviço dependem do acesso ao recurso de fotos do seu plano.
1. Prepare os dados e escolha onde configurar
Antes do primeiro envio, confira Configurações > Empresa: nome, contatos, endereço e logotipo ajudam o cliente a reconhecer o prestador. Não tente corrigir esses dados apenas pela cor ou pela política do PDF. Consulte o guia Configurar empresa, contato e numeração.
- Padrão para os próximos orçamentos
- Em Configurações > PDF, defina as cores e a visibilidade dos valores e conclua com Salvar padrão do PDF. Revise também a política da empresa na seção Política. Esses padrões evitam repetir os ajustes em cada nova proposta. Consulte o guia Definir padrão de PDF, política, garantia e assinatura.
- Exceção para uma proposta
- No formulário do orçamento, Configurações do PDF ajusta somente aquele documento. Use quando o serviço tiver condições próprias ou quando quiser apresentar um preço fechado a um cliente específico.
- O que permanece salvo
- As preferências de cores, visibilidade e política salvas no orçamento não são substituídas automaticamente ao mudar o padrão da empresa. Isso não é uma cópia congelada de toda a conta: dados atuais da empresa são usados na geração. Confira o arquivo novamente após alterar a identificação ou o logotipo.
2. Abra Configurações do PDF no formulário
Ao criar uma proposta, o botão fica no topo de Novo Orçamento. Para uma proposta pendente já salva, abra seus detalhes, selecione Editar e encontre Configurações do PDF no topo de Editar Orçamento.
No celular, a janela tem as abas Configurar e Prévia do PDF. Em um computador com janela ampla, os ajustes e a prévia aparecem lado a lado; em janelas menores, use as mesmas abas.
- Abra Configurações do PDF para personalizar apenas esta proposta.
3. Escolha os preços visíveis e as cores
Na área de ajustes das Configurações do PDF, use a aba Configurar em janelas menores ou a coluna ao lado da prévia em uma janela ampla no computador. As opções são as mesmas e ajustam a apresentação sem mudar os cálculos da proposta. Priorize a leitura: o cliente precisa identificar o serviço e o total com facilidade.
- Ative para apresentar o preço fechado, sem valores por item.
- Escolher cor abre o seletor do aparelho.
- O código identifica a cor escolhida; use # e seis caracteres.
- As amostras oferecem sugestões prontas.
- Cor da fonte controla os textos comuns e a política.
- Ocultar valores dos itens
- Desativado: o PDF discrimina preço unitário e total de cada item. Ativado: mantém descrição, quantidade, medidas, condições de pagamento e total final, mas retira os preços por item e a discriminação de subtotal e desconto. Use para apresentar um preço fechado; explique ao cliente o que esse valor inclui.
- Cor de destaque
- É usada nos títulos, na tabela e no total. Escolha uma cor associada à sua empresa que mantenha boa leitura no papel claro.
- Cor da fonte
- Controla os textos comuns e a política de serviço. Prefira uma cor escura e legível, mesmo que sua marca utilize cores claras.
- Escolher cor, código e sugestões
- Escolher cor abre o seletor disponível no aparelho. Você também pode informar um código hexadecimal com # e seis caracteres, como #2563EB, ou selecionar uma das amostras. Se houver aviso de contraste, use Usar sugestão segura. Códigos inválidos e cores com leitura insuficiente impedem Aplicar ao orçamento.
4. Descreva a política do serviço com clareza
Política de serviço é o texto de condições que acompanha o PDF do cliente. Revise o conteúdo trazido da empresa e adapte-o ao serviço quando necessário. O campo aceita até 5.000 caracteres; o contador ajuda a acompanhar o limite.
Descreva o que o cliente precisa saber: responsabilidades, preparação do local, materiais incluídos e como será combinado o agendamento. Exemplo: “Materiais e execução conforme os itens desta proposta. Agendamento a combinar após aprovação.” Evite condições que contradigam os itens ou o pagamento negociado.
- Código da cor da fonte, separado da cor de destaque.
- Política de serviço: escreva condições coerentes com a proposta.
- O contador ajuda a respeitar os 5.000 caracteres.
- Restaurar recupera os padrões atuais da empresa nesta janela.
- Não é um espaço de anotações internas
- O cliente poderá ler esse texto. Não coloque margem de lucro, custo do instalador, senhas ou informações que não devam ser compartilhadas.
- Restaurar padrão da empresa
- Recupera, nesta janela, as cores, a visibilidade dos valores e a política atuais da empresa. Se a política da empresa estiver vazia, o sistema utiliza o texto padrão. Isso substitui os ajustes ainda em edição na janela; revise antes de aplicar.
- Cancelar
- Fecha a janela sem aplicar os ajustes feitos nela. Não é o mesmo que restaurar os padrões da empresa nem exclui o orçamento.
5. Confira a aparência na prévia
Abra Prévia do PDF para verificar cores, contraste, organização e preços visíveis. A prévia usa Cliente de exemplo e Serviço de exemplo: ela não mostra os dados reais nem o valor real do seu orçamento.
Na imagem, Ocultar valores dos itens está ativado: aparecem descrição e quantidade, sem preços individuais. O total de R$ 150 é apenas ilustrativo. Se o seu orçamento é de R$ 1.500, esse valor não foi alterado pela prévia.
A prévia serve para avaliar a aparência, não para validar paginação, fotos ou todas as informações do arquivo final. O documento permanece com papel claro mesmo quando o aplicativo está no tema escuro.
- Em janelas menores, abra a aba Prévia do PDF; no computador com janela ampla, a prévia fica ao lado dos mesmos ajustes.
- Cliente de exemplo: confira o cliente real somente no arquivo gerado.
- Descrição e quantidade continuam visíveis sem os preços das linhas.
- R$ 150 é apenas o valor ilustrativo da prévia.
6. Aplique e salve: são duas etapas
Aplicar ao orçamento transfere os ajustes da janela para o formulário. Ainda é necessário salvar o orçamento para que a configuração seja usada depois.
- Selecione Aplicar ao orçamento e volte ao formulário.
- Confira os demais dados da proposta. Na criação, selecione Criar Orçamento; na edição, selecione Atualizar Orçamento.
- Aguarde a confirmação e o retorno aos detalhes. Se o formulário indicar um campo inválido, corrija-o e conclua o salvamento.
- Gere um novo PDF depois de salvar. Um arquivo já baixado ou enviado não é atualizado retroativamente; envie a versão revisada se as condições mudaram.
- Atualizar Orçamento persiste os ajustes; Aplicar sozinho não conclui o salvamento.
7. Revise o PDF real antes de enviar
Nos detalhes do orçamento salvo, selecione Compartilhar. O sistema gera o PDF com os dados da proposta. Antes de confirmar o envio no aplicativo de destino, confira o documento; no computador, abra o arquivo baixado.
- Identificação e escopo
- Confira empresa, cliente, contatos, endereço, número da proposta, descrições, medidas e quantidades. Escreva os itens de forma que o cliente entenda o serviço sem precisar deduzir o que está incluído.
- Preço e pagamento
- Confira total final, desconto quando discriminado, entrada e parcelamento. Ocultar os preços individuais não elimina o total nem muda a quantia negociada.
- Textos visíveis ao cliente
- No orçamento, confira validade e prazo de execução. No PDF gerado, revise Observações Gerais e Política de serviço: registre nelas os combinados que o cliente precisa ler. Não presuma que todos os campos do formulário serão impressos. Os textos não devem contradizer os itens ou o pagamento.
- Fotos e custos
- O orçamento permite até 3 fotos no Essencial/Pro e até 20 com acesso Premium, inclusive no Trial ativo. Se adicionou fotos do serviço, confira se carregaram no documento. Custos internos, como materiais e mão de obra terceirizada, não aparecem no PDF comercial. Para orientar um instalador com seu valor negociado, use a ordem de serviço no pedido. Consulte o guia Gerar a ordem de serviço do instalador.
8. Envie pelo celular ou pelo computador
O resultado de Compartilhar depende do navegador e do aparelho. O sistema prepara o documento; você escolhe o destinatário e conclui o envio. Gerar o PDF não comprova que o cliente recebeu, leu ou aceitou a proposta.
- No celular
- Quando o aparelho permite, aparece o menu nativo de compartilhamento com o arquivo PDF. Escolha um aplicativo disponível, como WhatsApp, confira o contato e conclua o envio. As opções desse menu pertencem ao aparelho e podem variar.
- Quando o aparelho utiliza um link
- Em alguns caminhos de compartilhamento, o sistema disponibiliza um link temporário para o PDF em vez de anexar o arquivo. Esse link vale por 24 horas. Se expirar, gere e compartilhe novamente. Quem tiver o link poderá acessar o documento durante sua validade: envie somente ao destinatário correto.
- No computador ou quando o compartilhamento não está disponível
- O navegador baixa o PDF. Abra a pasta de downloads, confira o arquivo e anexe-o manualmente no WhatsApp Web ou no e-mail. Para imprimir, use a opção de impressão do leitor de PDF.
- Depois do envio
- Combine a aprovação com o cliente. O botão Compartilhar não aprova o orçamento, não registra pagamento e não solicita assinatura digital automaticamente. Depois do aceite, você pode aprovar a proposta para criar o pedido. Consulte o guia Aprovar orçamento e criar o pedido.
Resultado esperado
O orçamento fica salvo com a apresentação escolhida e você consegue gerar um PDF revisado para enviar ao cliente. A proposta mantém seus cálculos e seus custos internos protegidos do documento comercial.
Cuidados e limites
- Use dados de contato corretos e compartilhe apenas com o destinatário pretendido. Um PDF pode ser encaminhado por quem o recebe.
- O padrão da empresa orienta novas propostas; preferências já salvas no orçamento não são substituídas automaticamente. Arquivos enviados continuam sendo a versão que foi gerada naquele momento.
- A prévia de aparência não substitui a revisão do arquivo final. Personalizar ou compartilhar não confirma aceite nem pagamento.
Se algo não funcionar
Aplicar ao orçamento está desabilitado.
Confira as duas cores e o limite de 5.000 caracteres da política. Corrija o código de cor ou use Usar sugestão segura quando houver aviso de contraste.
A prévia mostra outro cliente ou outro valor.
Isso é esperado: a prévia utiliza dados de exemplo para mostrar a aparência. Salve o orçamento e gere o PDF real em Compartilhar para conferir a proposta.
Fiz os ajustes, mas o PDF continua igual.
Confirme se, depois de Aplicar ao orçamento, você concluiu Criar Orçamento ou Atualizar Orçamento. Gere um novo arquivo e confira se não está abrindo o download ou anexo antigo.
Uma foto ou o logotipo não apareceu.
Confira se a imagem está cadastrada, se sua conexão está funcionando e se apareceu um aviso de carregamento. Não envie um PDF incompleto sem conferir. Tente gerar novamente; se persistir, procure o suporte.
Compartilhar baixou o arquivo ou não enviou nada.
No computador, o download é o caminho esperado. No celular, as opções dependem do navegador e dos aplicativos instalados. Cancelar o menu de compartilhamento não envia o documento. Procure o arquivo nos downloads e anexe-o manualmente quando necessário.
O cliente não consegue mais abrir o link.
O link temporário do PDF vale por 24 horas. Gere o documento novamente e envie o novo link ou o arquivo. Não confunda esse prazo com a validade comercial informada no orçamento.